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WAM PEC Manager

In base al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 e le "Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici" la Posta Elettronica Certificata rappresenta un documento elettronico a tutti gli effetti (cioè in possesso delle caratteristiche di paternità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e immodificabilità). Per attribuire valore legale al documento informatico si rende necessaria la conservazione a norma dello stesso. Nello specifico, per le PEC, è necessario conservare la "ricevuta di consegna completa" che contiene tutti gli elementi che garantiscono la sua conservazione nel tempo (il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file dati-cert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie). 

La raccomandazione è quindi quella di archiviare e conservare a norma le PEC, in osservanza:

  • dell'art. 2214 del Codice Civile che prevede l'obbligo di "conservazione ordinatamente per ciascun affare" la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili
  • dell'art. 2220 del Codice Civile che dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti
Adottare sistemi idonei alla conservazione della corrispondenza via PEC per l'attuazione dei principi di Amministrazione Digitale diventa una necessità sempre più impellente soprattutto considerato che il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log) che non costituiscono una prova opponibile a terzi in caso di controversia poiché nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.
Queste regole si possono naturalmente estendere alle e-mail rilevanti per l'impresa.

WAM PEC Manager è il modulo WAM pensato espressamente per preservare nel tempo la validità legale dei messaggi presenti nelle caselle di Posta Elettronica Certificata. 

Grazie ad una interfaccia semplice ed intuitiva, il sistema permette l’accesso contemporaneo e la consultazione di email da tutte le caselle PEC presenti in Azienda.

Le PEC vengono automaticamente scaricate dalla cassetta postale WAM ed organizzate per la loro conservazione consentendo all’azienda di poter svuotare periodicamente la cassetta postale PEC, risparmiando sui costi di gestione e senza correre il rischio di cancellazione di mail importanti. Tutte le mail infatti saranno conservate a norma, nel tempo, a cura di WAM.

L’estrazione automatica dei metadati presenti all’interno del messaggio di posta elettronica (sia in entrata che in uscita) consente di effettuare ricerche per mittente, destinatario, oggetto, nome dell’allegato e molto altro ancora. 

Gli utenti, in funzione dei profili associati agli stessi, potranno ricercare e consultare le mail ma non cancellarle, fornendo pertanto un sistema con un elevato livello di sicurezza. 

Grazie al sistema integrato di tracciatura, WAM PEC MANAGER associa automaticamente alle mail spedite le ricevute provenienti dai server PEC (accettazione, consegna, ripudio, ecc.) consentendo agli utenti di conoscere sempre lo stato della spedizione.

Le funzionalità:

  • Gestione integrata di tutte le caselle PEC aziendali anche provenienti da più account o provider
  • Invio e ricezione delle PEC direttamente da WAM, tracciatura degli esiti di invio
  • Conservazione sostitutiva di PEC e notifiche
  • Massimi livelli di sicurezza (autenticazione sicura di ogni utente e tracciatura dei log di accesso)
  • Integrazione con qualsiasi ERP cliente tramite web service
  • Mobile: disponibile anche con interfaccia Mobile per gestire i messaggi da Smartphone
  • WAM: integrato perfettamente con tutti i moduli della piattaforma, consente di sfruttare tutte le peculiarità del sistema di Document Management targato Faber System
  • Conservazione Digitale: preserva nel tempo la validità legale dei messaggi che risiedono nella casella di posta certificata
  • Sicuro: non permette cancellazioni e sopratutto non richiede la comunicazione agli utenti delle credenziali di accesso alla cassetta postale PEC

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