Autotorino digitalizza i processi HR con WAM HR: efficienza e integrazione con il partner ZCS People

PROFILO

Autotorino rappresenta un punto di riferimento nel panorama del retail automotive italiano: un’azienda nata nel 1984 in Valtellina e cresciuta fino a sviluppare una presenza capillare in sei regioni, con 75 sedi e la rappresentanza di 11 Gruppi automobilistici. Fin dalle origini ha creduto nella forza dei legami, costruendo e alimentando un forte radicamento nei territori e nelle comunità in cui opera. Nel tempo ha consolidato anche una solida identità interna, con oltre 3.400 collaboratori uniti da valori condivisi.

Una realtà in continua evoluzione, che ha scelto di investire nell’innovazione anche in ambito HR, avviando un percorso di digitalizzazione insieme a Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System e al partner ZCS People, attraverso l’adozione della piattaforma WAM HR, progettata per digitalizzare tutto il ciclo documentale relativo ai processi di assunzione e post-assunzione.

L’esigenza: superare i limiti della gestione cartacea

Prima dell’avvio del progetto, la gestione documentale HR era interamente basata su processi tradizionali, non più sostenibili per un’organizzazione con volumi così elevati e un turnover significativo.

Il punto di partenza era quindi un modello completamente analogico:

“Tutto avveniva in modo tradizionale. La gestione dei documenti era cartacea: dalla preparazione alla firma fino all’archiviazione. I documenti venivano inviati alle filiali, stampati e firmati, poi restituiti alla sede per la firma dell’Amministratore Delegato e infine archiviati. Questo comportava tempi lunghi e un elevato rischio di perdita di informazioni rilevanti.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale

Operativamente, questo approccio si traduceva in un flusso complesso, frammentato e manuale:

“La raccolta dei documenti avveniva via mail tra le filiali, con continui passaggi operativi: stampa, firma, invio alla sede centrale, controfirma e archiviazione tramite scansione. Era un processo complesso, soprattutto considerando gli alti volumi e il turnover.”

Le criticità erano evidenti soprattutto in termini di tempi e sicurezza:

“Le criticità erano il rischio elevato di perdere documenti importanti e i tempi lunghi legati alla raccolta delle firme e all’archiviazione.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale

La soluzione: WAM HR per processi digitali integrati

Per rispondere a queste esigenze, Autotorino ha avviato un percorso di trasformazione adottando WAM HR, la piattaforma di Zucchetti Digital Solutions che risponde alle esigenze di digitalizzazione, automatizzazione e centralizzazione dei documenti HR.

Grazie a WAM HR è stato possibile standardizzare l’intero ciclo di vita dei documenti: dalla generazione alla firma fino alla conservazione digitale a norma, all’interno di un unico ambiente digitale, integrato con i sistemi esistenti.

“L’obiettivo era avere un processo più fluido, semplice, snello e sicuro. Con la firma elettronica avanzata siamo riusciti a standardizzare le comunicazioni, ridurre gli errori e raccogliere le firme in modo molto più efficiente, con piena certezza del processo”

Un elemento distintivo della piattaforma è stata la capacità di integrarsi con il gestionale aziendale, automatizzando anche le fasi finali del processo:

“L’integrazione con il gestionale ci ha permesso di archiviare automaticamente tutti i documenti, con un grande risparmio di tempo e un miglioramento concreto dell’efficienza.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale

Firma elettronica e paperless: il cambiamento operativo

L’introduzione della firma elettronica e di un modello completamente paperless ha trasformato in modo concreto il lavoro quotidiano del team HR.

Questo ha permesso non solo di eliminare la carta, ma di riprogettare i processi in chiave più efficiente, riducendo drasticamente le attività manuali e migliorando la tracciabilità.

“Abbiamo ridotto drasticamente le attività manuali, permettendo al team di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto, il tutto in un’ottica completamente paperless e più sostenibile.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale

La partnership: un progetto costruito insieme

L’implementazione di WAM HR è stata sviluppata attraverso un approccio graduale, basato su analisi, sviluppo e miglioramento continuo, grazie alla collaborazione tra Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System e il partner ZCS People.

La sinergia tra tecnologia e competenze progettuali ha consentito di adattare la soluzione alle specifiche esigenze organizzative di Autotorino.

“Siamo partiti da un’analisi dei nostri processi, che è stato il valore aggiunto dell’implementazione. Poi siamo passati allo sviluppo e al miglioramento. Non è stato tutto immediato: ci sono state difficoltà, ma abbiamo lavorato per step, introducendo miglioramenti progressivi. Il feedback finale è sicuramente positivo.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale

I risultati: efficienza, controllo e semplicità

I benefici ottenuti sono stati concreti e misurabili, soprattutto nella gestione dei volumi documentali.

L’impatto è stato immediato in termini di velocità e affidabilità:

“Il primo beneficio è sicuramente il tempo e la certezza del documento. Abbiamo eliminato attività manuali come la scansione: fino a due anni fa gestivamo tutto così, con volumi altissimi.”

La piattaforma ha dimostrato tutta la sua efficacia anche nei processi su larga scala:

“Pensate solo all’invio di documenti per centinaia di persone: dovevo inviarli, raccoglierli firmati, scansionarli e archiviarli manualmente. Era complesso anche solo  recuperarli. Oggi abbiamo efficientato questo processo al 100%: più velocità, più controllo e molta più semplicità.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale

La sinergia: un unico team, un unico obiettivo

Uno degli elementi distintivi del progetto è stata la forte integrazione tra tutti gli attori coinvolti.

Dal punto di vista del cliente, la collaborazione tra Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System e ZCS People si è tradotta in un’esperienza fluida e coordinata.

“Dal lato cliente ho percepito un unico gruppo. Per me poter coinvolgere più referenti e vedere che si capiscono subito è rassicurante. Arrivo da esperienze diverse, dove mancava allineamento. Qui invece c’è integrazione vera. E questo migliora nel tempo: più si lavora insieme, più cresce l’efficacia. Non serve fare da intermediari: è un grande punto di forza.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale

Perché intraprendere un percorso di digitalizzazione

L’esperienza di Autotorino dimostra come la digitalizzazione non sia semplicemente un cambio di strumenti, ma un’opportunità concreta per ripensare e migliorare i processi.

Il valore emerge quando la digitalizzazione viene utilizzata per ripensare i processi in modo più efficiente, sicuro e scalabile:

“Consiglierei di affrontare la digitalizzazione non come un cambio di strumento, ma come un’opportunità per analizzare e migliorare i propri processi. La tecnologia deve servire a semplificare e rendere tutto più fluido e snello.”

Samanta Del Conti, Responsabile Amministrazione del Personale