Efficienza, tracciabilità e sicurezza nella logistica documentale

Le operazioni commerciali che avvengono tra i paesi membri dell’Unione Europea e i paesi al di fuori dei confini comunitari si distinguono in: esportazioni ed importazioni.

Tali operazioni richiedono una corretta documentazione, il rispetto delle normative (sia europee che internazionali) e comportano l’adempimento di formalità doganali.

Codice Doganale dell’Unione (CDU – Regolamento 952/2013)

Il CDU – Regolamento 952/2013 è entrato in vigore il 1° maggio 2016 e ha stabilito un quadro normativo relativo alle merci introdotte o prelevate dal territorio dell’Unione Europea. L’obiettivo del CDU è stato quello di orientare le operazioni doganali verso una maggiore modernizzazione e semplificazione, promuovendo un approccio basato sulla collaborazione tra operatori e dogana.

AIDA 2.0 e EUCDM

In ottemperanza a quanto previsto dalle disposizioni del Codice Doganale dell’Unione (CDU – Regolamento 952/2013), a partire dal 2 dicembre 2024, l’Agenzia delle dogane (ADM):

• Ha avviato un processo di reingegnerizzazione del sistema informativo, il sistema precedente conosciuto con il nome di AIDA è stato sostituito dal nuovo sistema AIDA 2.0, un passo importante nella digitalizzazione delle procedure di sdoganamento, rendendo obbligatorio l’invio di dichiarazioni doganali in formato digitale.
• Ha stabilito un modello di dati a livello unionale, denominato EUCDM (European Union Customs Data Model). Si tratta di un modello standard e universale per la digitalizzazione dei processi doganali dell’intera UE che permette uno scambio di informazioni più efficiente e armonizzato.

Seguendo la strada tracciata dal CDU, dall’EUCDM e dal nuovo sistema AIDA 2.0 si è andati verso l’abbandono del modello cartaceo del DAU (Documento Amministrativo Unico), un formulario cartaceo standard che veniva utilizzato per dichiarare le merci che entravano o uscivano da un territorio doganale.

Chi sono i soggetti interessati?

Con l’ultima evoluzione normativa e operativa, i soggetti coinvolti si sono ampliati rispetto al passato. I soggetti interessati sono gli operatori economici e i loro delegati legittimati.

Per operatori economici si intendono:

• Gli Esportatori che continuano ad accedere ai documenti delle esportazioni per fini fiscali, doganali e IVA.
• Gli importatori con la novità che ora sono direttamente coinvolti, in quanto devono accedere ai prospetti digitali delle operazioni di importazione per detrazione IVA, contabilità doganale e auditing interno o controlli esterni.

Per delegati legittimati si intendono:

• Spedizionieri doganali e rappresentanti doganali che restano i soggetti operativi nella trasmissione delle dichiarazioni e nel caricamento dei documenti. Possono continuare a consultare le bollette per conto di terzi, ma è l’importatore il responsabile della conservazione fiscale.
• Soggetti delegati (es. consulenti o commercialisti) che possono accedere al cassetto doganale tramite procura o delega registrata nel sistema ADM.

ESPORTAZIONE

Qual è la documentazione richiesta?

Tra i documenti fondamentali necessari per comprovare l’avvenuta esportazione dei beni, si trovano:

DAE (Documento Amministrativo Elettronico)

• Il DAU per le esportazioni è stato sostituito proprio dal DAE, un documento generato elettronicamente e rilasciato dal Sistema Informativo Doganale (l’AIDA 2.0). Questo documento è essenziale per la tracciabilità delle merci, infatti, è sempre accompagnato da un codice identificativo univoco chiamato MRN (Movement Reference Number). Il DAE contiene tutte le informazioni relative alla merce, all’esportatore e al destinatario, ed è richiesto dalle autorità doganali per certificare l’avvenuta esportazione. Il DAE accompagna digitalmente la merce fino all’ufficio doganale di uscita che la registra e “chiude” il movimento.

Visto uscire (in formato XML)

• L’uscita viene confermata tramite un messaggio ovvero il messaggio IE-599, che serve come prova fiscale dell’esportazione. Questo messaggio corrisponde al visto uscire ed è quindi un documento rilasciato dall’Agenzia delle Dogane che attesta l’uscita fisica della merce dal territorio comunitario. Senza il visto uscire l’esportazione non è fisicamente valida e si rischia di non poter applicare l’esenzione IVA. Questo documento è fondamentale per completare il processo di esportazione.

Certificato EUR.1 (in formato XML)

• Il certificato EUR.1, laddove applicabile, è un documento doganale che attesta l’origine preferenziale delle merci esportate da un paese verso un altro, permettendo di ottenere sconti o esenzioni dai dazi doganali nel paese importatore, se esiste un accordo commerciale tra le due aree. Viene rilasciato dall’ufficio doganale su richiesta dell’esportatore o del rappresentante doganale. Per essere applicabile richiede la presentazione di prove sull’origine della merce (fatture o documenti di produzione). Può essere rilasciato contestualmente alla dichiarazione doganale o anche in casi eccezionali anche dopo (EUR.1 a posteriori).

Questi documenti devono essere conservati digitalmente a norma?

Il Regolamento UE 952/2013 (CDU – Codice Doganale dell’Unione) all’art.103 prevede che i documenti connessi alle formalità doganali siano tenuti a disposizione dell’autorità doganale per almeno 5 anni, salvo obblighi più lunghi imposti da normative fiscali nazionali.

In Italia il D.P.R. 633/1972 (Normativa IVA) stabilisce l’obbligo di conservazione digitale a norma del DAE, del visto uscire e del certificato EUR1 (entrambi in formato xml) per almeno 10 anni.