Fatturazione Elettronica B2B in Belgio: dal 2026 diventa obbligatoria!

In Belgio, a partire dal 1° gennaio 2026, diventerà obbligatoria la fatturazione elettronica B2B ovvero l’emissione e la ricezione di fatture elettroniche strutturate per le transazioni nazionali tra imprese.

A differenza di altri Paesi che hanno optato per un’implementazione graduale, il Belgio ha scelto un approccio uniforme, applicando la normativa a tutte le imprese registrate ai fini IVA. Questo richiede una pianificazione tempestiva da parte delle aziende, che dovranno adeguare i propri sistemi amministrativi per non farsi trovare impreparate.

Chi sono i soggetti coinvolti

L’obbligo di fatturazione elettronica B2B in Belgio riguarderà:

• IMPRESE NAZIONALI → tutte le imprese registrate ai fini IVA in Belgio, indipendentemente dalla loro dimensione o dal loro fatturato.
• IMPRESE ESTERE CON STABILE ORGANIZZAZIONE NEL PAESE → tutte le imprese estere con uno stabilimento permanente sul territorio saranno assoggettate all’IVA belga e di conseguenza avranno gli stessi doveri e responsabilità delle imprese nazionali.

Chi sono i soggetti esenti

Ci sono, però, alcune eccezioni che prevedono l’esclusione dall’obbligo di fatturazione elettronica B2B in Belgio dei seguenti soggetti:

• IMPRESE CHE EFFETTUANO ESCLUSIVAMENTE OPERAZIONI ESENTI IVA → si tratta di imprese che, come previsto dall’art. 44 del Codice IVA belga, non applicano l’IVA sulle proprie attività, ad esempio in settori specifici come quello sanitario, educativo o finanziario.
• CONTRIBUENTI CHE APPLICANO IL REGIME FORFETTARIO IVA → si tratta di contribuenti che, come previsto dall’art. 56 del Codice IVA belga, applicano il regime forfettario IVA usufruendo di semplificazioni fiscali particolari.

Il formato delle fatture

Per garantire uniformità e interoperabilità, le fatture elettroniche saranno scambiate attraverso la rete PEPPOL, un’infrastruttura sicura e già molto diffusa in Europa.

L’uso di PEPPOL permette di migliorare l’efficienza dei flussi interni attraverso:

• Standardizzazione dei processi;
• Riduzione degli errori manuali;
• Integrazione con ERP e sistemi contabili.

Si utilizzerà un formato strutturato e leggibile automaticamente dai sistemi informatici ovvero PEPPOL-BIS 3.0 che infatti aderisce allo standard europeo EN 16931.

Il modello PEPPOL a 4 angoli

Dal 1° gennaio 2026 il Belgio adotterà il modello PEPPOL a 4 angoli, il cui iter operativo è il seguente:

• Il mittente crea e invia un documento elettronico al proprio Peppol Access Point.
• Il Peppol Access Point del mittente si collega al Peppol Access Point del destinatario e gli invia il documento elettronico.
• Il Peppol Access Point del destinatario consegna il documento elettronico al destinatario.

Le entità chiave, quindi, sono:

1. Mittente
2. Access Point del mittente
3. Access Point del destinatario
4. Destinatario

In sintesi, un’impresa si collega alla rete PEPPOL tramite un Access Point Certified Provider, come Faber System, che si occupa di validare, trasformare e inviare i documenti al destinatario.

Il modello PEPPOL a 5 angoli

Dal 1° gennaio 2028, il Belgio passerà ad un modello PEPPOL a 5 angoli.

Mentre nel modello a 4 angoli il flusso di scambio documenti termina con l’invio tra gli Access Point, nel modello a 5 angoli si aggiunge un ulteriore flusso, attraverso il quale gli Access Point inviano i documenti anche all’Autorità fiscale belga (Federale Overheidsdienst Financien).

Così facendo, quest’ultima riceverà un reporting elettronico dei dati delle fatture in tempo reale.

Conservazione digitale a norma e firma elettronica

In Belgio vige l’obbligo di conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche per un periodo minimo di 7 anni, durante i quali deve esserne garantita l’integrità e la validità legale in caso di controlli.

Con il servizio WAM LEGAL E-ARCHIVING, Faber System offre la conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche assicurando alla tua azienda la piena conformità nei confronti delle disposizioni vigenti.

Diversamente, la firma elettronica non è obbligatoria: la validità e l’autenticità delle fatture elettroniche sono garantite dal sistema di trasmissione (PEPPOL) e non serve apporre una firma digitale avanzata (FEA) o qualificata (FEQ) su ogni fattura.

Sanzioni in caso di mancato adempimento

Al fine di garantire la piena conformità all’obbligo di fatturazione elettronica B2B, il Belgio ha previsto un sistema sanzionatorio piuttosto severo:

– Sanzioni per mancata emissione della fattura elettronica

Si applicano quando la fattura elettronica obbligatoria non viene emessa e coincidono con penalità fino al 200% dell’IVA dovuta.

– Sanzioni per non conformità tecnica della fattura elettronica

Si applicano in caso di inosservanza dei requisiti tecnici in materia di emissione, ricezione e conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche. Equivalgono a:

• €1.500 per la prima violazione;
• €3.000 per la seconda violazione;
• €5.000 per le successive violazioni.

Attenzione!

Le aziende avranno a disposizione un periodo di tolleranza di 3 mesi durante il quale potranno finalizzare l’integrazione e la conformità dei propri sistemi. Dal 1° aprile 2026 le sanzioni saranno applicate pienamente.

Perché rivolgersi a Faber System?

• PEPPOL ACCESS POINT CERTIFIED PROVIDER: supportiamo vari canali di trasmissione e siamo Access Point Certificato della rete PEPPOL, scelta dal Belgio per la trasmissione delle fatture elettroniche.
• TRACCIABILITA’ E GESTIONE DEI FLUSSI: garantiamo controllo, trasparenza e una maggiore efficienza operativa.
• CONFORMITA’ NORMATIVA: riduciamo al minimo il rischio di sanzioni o interruzioni nei processi aziendali.
• ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA: grazie alla nostra piattaforma WAM NEXT, le fatture vengono archiviate e conservate nel rispetto dell’Accreditamento al Marketplace di AgID per la conservazione digitale.

Contattaci qui sotto per ulteriori informazioni sulla fatturazione elettronica in Belgio!