Fatturazione Elettronica B2B in Polonia: dal 2026 diventa obbligatoria!

A partire dal 1° febbraio 2026, la Polonia introdurrà l’obbligo di fatturazione elettronica B2B.

Per le imprese sarà fondamentale adeguarsi per trasformare questo cambiamento in un’opportunità di crescita e in un vantaggio competitivo.

Il Paese ha scelto un approccio uniforme: la normativa si applicherà a tutte le imprese registrate ai fini IVA.

Le imprese soggette all’obbligo

Possiamo distinguere 2 tipologie di imprese soggette all’obbligo di fatturazione elettronica B2B in Polonia:

• IMPRESE CON SEDE LEGALE NEL PAESE → si tratta di imprese con sede legale in Polonia, luogo in cui possiedono personalità giuridica e svolgono formalmente la propria attività.
• IMPRESE ESTERE CON STABILE ORGANIZZAZIONE NEL PAESE → si tratta di imprese straniere che, pur avendo la sede principale all’estero, svolgono in Polonia un’attività economica continuativa tramite uffici, filiali, impianti o altre unità locali.

Le imprese esenti dall’obbligo

Le imprese esenti IVA non saranno soggette alla fatturazione elettronica B2B in Polonia con l’esenzione, prevista dall’articolo 43 della legge IVA, che riguarda in generale:

• Servizi medici e di assistenza sanitaria → prestazioni erogate da medici, dentisti, infermieri, ostetriche e psicologi, finalizzate alla prevenzione, al mantenimento o al miglioramento della salute.
• Servizi educativi e scolastici → attività svolte da istituti scolastici pubblici e privati, università e centri di formazione professionale o di riqualificazione.
• Servizi finanziari e assicurativi → operazioni bancarie su titoli, cambio valuta, gestione di fondi pensione e fornitura di oro alla Banca Nazionale Polacca. Sono escluse, invece, le attività legate alle monete da collezione o all’oro da investimento.
• Servizi sociali → prestazioni rivolte a persone o gruppi in difficoltà, come assistenza domiciliare, case di riposo o case-famiglia.

ATTENZIONE!

L’esenzione IVA per questi servizi non è automatica. Oltre alla natura del servizio e ai destinatari, il prestatore (chi offre il servizio) deve essere autorizzato e accreditato, con un riconoscimento ufficiale rilasciato dallo Stato.

Tempistiche di implementazione

Nel 2026 l’obbligo di fatturazione elettronica (e-invocing) tramite il sistema KSeF diventerà realtà e insieme a questo ci sarà anche un obbligo reportistico (e-reporting) dell’IVA.

Le fasi di implementazione saranno le seguenti:

• Dal 1° febbraio 2026, per i grandi contribuenti che nel 2024 hanno fatturato più di 200 milioni di PLN (zloty polacchi) che equivalgono a circa 47 milioni di euro.
• Dal 1° aprile 2026, per tutti gli altri contribuenti (aziende e titolari di ditte individuali).
• Fino al 1° gennaio 2027 le microimprese con fatturato mensile inferiore a 10 mila PLN (circa 2.300€) potranno ancora emettere fatture al di fuori del KSeF.
  

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E-INVOICING: fatturazione elettronica tramite il sistema KSeF

Il KSeF (Krajowy System e-Faktur) è il sistema nazionale per la fatturazione elettronica B2B in Polonia.

Esso permette:

• l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche;
• la validazione e l’assegnazione di un codice univoco a ciascuna fattura (KSeF ID);
• l’archiviazione e l’accesso in tempo reale alle fatture da parte dell’autorità finanziaria polacca.

La sua implementazione mira a digitalizzare i processi amministrativi, riducendo gli errori e semplificando le procedure.

A supporto di questo, sono stati integrati direttamente nel sistema KSeF (e non come stringhe di testo) dei codici QR di verifica che fungeranno da sintesi digitale dell’intera fattura, consentendo al sistema di verificarla automaticamente senza la necessità di letture o interpretazioni manuali.

I codici QR, insieme ai certificati KSeF (necessari per l’accesso e l’identificazione nel sistema) faciliteranno l’intero processo di validazione delle fatture elettroniche.

Per adeguarsi ai nuovi obblighi, le aziende polacche dovranno aggiornare i propri strumenti contabili.
Faber System potrà supportarle in questa transizione, adattando i loro sistemi IT affinché possano generare e gestire correttamente i codici QR.

Occorre tenere presente che il KSeF è disponibile in modalità volontaria già dal 1° gennaio 2022 per consentire alle aziende di familiarizzare con il sistema e che per le realtà che gestiscono un elevato numero di fatture sarà possibile automatizzarne il flusso collegandosi ad esso tramite i propri software di contabilità o ERP.

A questo scopo è prevista l’integrazione tramite API con la nuova interfaccia tecnica API KSeF 2.0, disponibile per i test dal 30 settembre 2025.

Faber System, attraverso quest’integrazione, potrà collegarsi con il sistema KSeF e affiancare le aziende garantendo loro il pieno rispetto delle normative legali e la trasparenza del flusso di tutte le fatture (e dei relativi stati).

Il formato delle fatture

Le fatture elettroniche B2B devono essere emesse in formato XML con l’attuale versione FA(2) che dal 1° febbraio 2026 verrà sostituita dalla FA(3).

FA(2) è un modello meno allineato al formato standard europeo EN16931 rispetto alla versione FA(3) che tra le tante novità introduce:

• una struttura XML aggiornata con più campi tecnici e maggiore dettaglio sugli elementi della fattura;
• la possibilità di includere gli allegati direttamente nella fattura, allegati che con la versione precedente non erano supportati;
• un’interoperabilità con gli ERP

E-REPORTING: dichiarazioni IVA tramite SAF-T

In Polonia, dal 1° ottobre 2020, è già richiesta la dichiarazione dei registri IVA in formato elettronico da parte del Ministero delle Finanze.

Il formato dei file è quello sviluppato dall’OCSE (Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico) ovvero il SAF-T (Standard Audit File for Tax) che in Polonia è conosciuto come JPK (Jednolity Plik Kontrolny).

L’invio di questo file in formato XML, denominato JPK_VAT, è obbligatorio per tutti i contribuenti che operano nel paese (grandi, medie, piccole e perfino micro imprese).

La novità è che dal 1° febbraio 2026, nei file JPK_VAT (dichiarazione/registri IVA) sarà obbligatorio includere il numero identificativo delle fatture (KSeF ID) prima di procedere all’invio entro il 25 di ogni mese (se il 25 è un giorno non lavorativo si procederà all’invio il primo giorno utile).

Su richiesta dell’autorità fiscale polacca (Urzad Skarbowy), potrebbe essere sollecitata la consegna di altri documenti di contabilità elettronica in formato SAF-T. Tra questi documenti troviamo: registri contabili, estratti conto, dati di magazzino, fatture, ricevute fiscali, registro delle spese e registro delle entrate.

Conservazione digitale a norma

In una prima fase le fatture elettroniche dovranno essere conservate per un periodo minimo di 5 anni.

Dal 1° gennaio 2027, con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B in Polonia per tutti, il periodo di conservazione sarà esteso a 10 anni.

Il KSeF conserva le fatture elettroniche per il periodo minimo richiesto, ma è fortemente raccomandato che le aziende mantengano i propri archivi per ragioni di gestione contabile e praticità.

Con il servizio WAM LEGAL E-ARCHIVING, Faber System ti offre la conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche garantendo massima conformità e consultazione possibile in ogni momento.

Firma elettronica

Non sarà necessario firmare elettronicamente le fatture, perché autenticità e integrità saranno garantite direttamente dal KSeF, cioè dal sistema stesso.

Perché rivolgersi a Faber System?

• INTEGRAZIONE API: grazie all’interfaccia API possiamo integrarci il sistema KSeF, collegando gli ERP aziendali e permettendo la gestione dell’intero flusso delle fatture.
• TRACCIABILITA’ E GESTIONE DEI FLUSSI: garantiamo controllo, trasparenza e una maggiore efficienza operativa riducendo i tempi di gestione e minimizzando gli errori manuali.
• CONFORMITA’ NORMATIVA: riduciamo al minimo il rischio di sanzioni o interruzioni nei processi organizzativi aiutando le aziende a mettersi in regola con la normativa polacca.
• ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA: grazie alla nostra piattaforma WAM NEXT, le fatture vengono archiviate e conservate nel rispetto dell’Accreditamento al Marketplace di AgID per la conservazione digitale.

Contattaci qui sotto per ulteriori informazioni sulla fatturazione elettronica in Polonia!