Fatturazione Elettronica in Polonia
Polonia: nel 2026 addio alla fatturazione tradizionale, arriva il KSef
L’adozione del sistema KSeF avverrà in due fasi, con tempistiche differenziate in base alla dimensione dei contribuenti.
La Polonia ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica B2B attraverso il sistema nazionale KSeF (Krajowy System e-Faktur), con un’applicazione graduale in due fasi nel corso del 2026:
- Dal 1° febbraio 2026: obbligo per i grandi contribuenti (fatturato annuo superiore a 200 milioni di PLN, circa 47 milioni di euro);
- Dal 1° aprile 2026: obbligo esteso a tutti gli altri contribuenti, dal 2019: obbligo già attivo in ambito B2G.
Il modello polacco si basa sulla logica della clearance: ogni fattura viene inviata al KSeF per la convalida, che assegna un identificativo univoco (KSeF ID) prima di renderla disponibile al destinatario. Fanno eccezione le microimprese con fatturato mensile inferiore a 10 mila PLN (circa 2.300€), che potranno continuare a emettere fatture al di fuori del sistema fino al 1° gennaio 2027. Per adeguarsi, le aziende dovranno registrarsi e ottenere le credenziali di accesso al KSeF.
Il formato delle fatture
Le fatture elettroniche devono essere emesse in formato XML: l’attuale schema FA(2) verrà sostituito dal nuovo schema FA(3), la cui bozza è stata pubblicata dal Ministero delle Finanze polacco l’8 maggio 2025, con entrata in vigore da gennaio 2026 e maggiore allineamento allo standard europeo EN 16931.
Conservazione digitale a norma
Il KSeF funge da archivio, mantenendo le fatture consultabili e scaricabili per 10 anni. I contribuenti restano inoltre tenuti a conservare la documentazione contabile e fiscale per almeno 5 anni, in conformità alla normativa generale polacca.
La firma elettronica non è obbligatoria per le fatture inviate tramite KSeF, anche se altri report collegati potrebbero richiederla in alcuni casi.