IMCD Italia digitalizza l’HR con Faber System: efficienza, sicurezza e compliance in un’unica piattaforma

1. Com’era organizzata prima la gestione documentale dei processi di assunzione e post-assunzione? Quali strumenti e modalità utilizzavate?

Giulia Bedini, HR Manager

“La gestione legata ai processi di assunzione e post assunzione era cartacea: redazione, stampa, firma fisica, scansione e archiviazione manuale.
Con volumi elevati, il tutto risultava complesso e dispendioso, sia lato azienda che lato candidato”

2. Quali erano le principali difficoltà o inefficienze che riscontravate nella gestione dei documenti HR?

Giulia Bedini, HR Manager

“Innanzitutto non poter gestire i documenti da remoto rappresentava una criticità per un’azienda come la nostra, dove flessibilità e smart working fanno parte della cultura aziendale e dove si deve essere sempre certi di avere pronta reperibilità della documentazione necessaria a portare avanti le attività.

Inoltre, volevamo facilitare sia i colleghi che i neoassunti nel processo di firma della documentazione interna e nel reperimento dei documenti di loro interesse, facendogli anche toccare con mano il nostro modus operandi, improntato sull’innovazione, sulla digitalizzazione e sulla funzionalità.

Un’ulteriore criticità su cui abbiamo voluto lavorare è quella legata al tempo e alla complessità della gestione di un archivio cartaceo, con tutti i relativi rischi, così da ridurre il tempo da dedicare ai controlli manuali a scarso valore aggiunto.”

Chiara Barcio, HR Generalist

“Un’altra criticità era il duplice archivio: dopo la firma fisica, i documenti dovevano essere scansionati e conservati digitalmente a norma, per garantire accessibilità anche ad altri colleghi.

Ma questa modalità, pur digitalizzata, non aveva valore legale, visto che si trattava comunque di firme autografe scannerizzate. Inoltre, gestire grandi volumi destinati a tutta l’azienda richiedeva tempo ed energie.

Automatizzare il processo era quindi una priorità.”

3. Cosa vi ha spinto a cercare una soluzione digitale e perchè avete scelto Faber System come partner per questo percorso?

Giulia Bedini, HR Manager

 “Abbiamo sentito l’esigenza di cambiare approccio perché i nostri strumenti non erano più in linea con le esigenze aziendali.

Cercavamo un partner solido, che potesse accompagnarci in un processo di trasformazione digitale e rispondere concretamente alle nostre necessità principali,   ovvero:

• Solidità legale della soluzione proposta;
• Facilità di archiviazione e recupero documentale;
• Condivisione immediata dei documenti con i collaboratori e colleghi;
• Firma digitale da remoto con validità legale.

4. La scelta è stata influenzata dal fatto che Faber System fa parte del Gruppo Zucchetti?

Chiara Barcio, HR Generalist

“Assolutamente sì!

L’integrazione tra WAM, la piattaforma di Faber System, e Infinity, la piattaforma Zucchetti dove i documenti vengono conservati, è stata un elemento decisivo.

Poter recuperare automaticamente l’anagrafica da Infinity all’interno di WAM, e garantire un accesso Single Sign-On** attraverso il portale Zucchetti, ha semplificato l’adozione della soluzione da parte di tutti i colleghi, in linea con le policy di compliance del Gruppo IMCD.”

**Single Sign – On: metodo di autenticazione che consente agli utenti di accedere a più applicazioni e servizi utilizzando un unico set di credenziali (username e password), invece di doverle inserire separatamente per ogni sistema

5. Quanto è stato semplice integrare la nostra soluzione nei vostri processi HR? Qual è stato il feedback al vostro interno?

Chiara Barcio, HR Generalist

“Molto semplice, anche grazie al fatto che le due piattaforme comunicano in modo naturale. C’è un aggiornamento automatico quotidiano: tutto ciò che viene fatto sulla piattaforma di Zucchetti viene replicato in WAM.

Un altro elemento che ha facilitato l’adozione è stata la manualistica chiara e strutturata fornita da Faber System perché hanno facilitato la comunicazione interna dei cambiamenti, spiegando i vantaggi della nuova piattaforma e quali problematiche avrebbe risolto.

Fondamentale è stato anche il supporto del team di progetto Faber, disponibile e pronto ad adattare la soluzione alle nostre esigenze”