RENTRI e Conservazione Digitale: adegua la tua impresa con soluzioni sicure e a norma

La tua impresa produce, raccoglie, trasporta o smaltisce rifiuti?

Ecco tutto quello che devi sapere sul RENTRI e sulla conservazione digitale dei registri aziendali!

Cos’è il RENTRI? 

Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti) è il sistema istituito per garantire la tracciabilità dei rifiuti pericolosi e non pericolosi, digitalizzando i flussi di gestione dei rifiuti aziendali.

L’obiettivo principale del RENTRI è digitalizzare la tracciabilità dei rifiuti, abbandonando la gestione cartacea e semplificando i processi di controllo per le imprese obbligate a gestire i rifiuti speciali.

Se la tua impresa rientra tra quelle obbligate, è fondamentale conoscere i dettagli sull’iscrizione e i requisiti da rispettare per essere conformi. 

Quando iscriversi al RENTRI? Le scadenze chiave 

A partire dal 15 dicembre 2024 ed entro e non oltre il 13 febbraio 2025, le prime imprese e i primi enti obbligati all’iscrizione al RENTRI sono i seguenti:

• produttori iniziali di rifiuti speciali pericolosi e non pericolosi con più di 50 dipendenti

• trasportatori recuperatori e smaltitori professionali di rifiuti (senza tenere conto del numero dei dipendenti).

I soggetti prossimamente coinvolti all’obbligo di iscrizione al RENTRI sono:

Tra il 15 giugno 2025 ed entro il 14 agosto 2025:

• enti o imprese produttori iniziali di rifiuti pericolosi e non pericolosi che hanno da 10 a 50 dipendenti

Tra il 15 dicembre 2025 ed entro il 13 febbraio 2026:

• Per tutti i restanti produttori iniziali di rifiuti speciali pericolosi obbligati con meno di 10 dipendenti

Il RENTRI e la conservazione digitale del Registro di Carico e Scarico: tutto quello che devi sapere! 

Con l’introduzione del RENTRI, il Registro Cronologico di Carico e Scarico dei rifiuti abbandona definitivamente la modalità cartacea, diventando un documento esclusivamente digitale

Ecco cosa comporta:

• Gestione digitale obbligatoria: non è più possibile utilizzare registri cartacei; eventuali stampe non hanno valore legale;
• Conservazione digitale a norma: il registro deve essere archiviato secondo le normative vigenti, garantendo autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.

IMPORTANTE!!

Pur fornendo la gestione digitale dei registri di carico e scarico, il RENTRI non offre il servizio di conservazione digitale a norma. Quest’ultima resta un obbligo in capo alle imprese, che devono adottare soluzioni conformi alla normativa.

Che cos’è la conservazione digitale a norma? 

La conservazione digitale a norma è un processo che consiste nell’archiviare e conservare documenti digitali assegnando loro valore legale e fiscale tramite l’apposizione della firma elettronica e della marca temporale.

Il RENTRI obbliga le imprese a conservare digitalmente il Registro cronologico di Carico e Scarico dei rifiuti, che deve essere conservato in conformità con le normative del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida AgID garantendo l’autenticità, integrità e leggibilità dei documenti nel tempo.

Le imprese devono dotarsi di un sistema di conservazione che rispetti i requisiti di gestione e conservazione dei documenti digitali, affidandosi ad imprese accreditate al Marketplace AgID, per la Conservazione Digitale a Norma del registro cronologico di Carico e Scarico dei rifiuti.

A tal fine, è consigliabile affidarsi a partner accreditati come Faber System, che offrono soluzioni specifiche per la Conservazione Digitale a Norma.

Come avviene il processo di conservazione digitale a norma dei registri? 

Il processo di conservazione digitale del Registro Cronologico di Carico e Scarico si articola in quattro fasi principali:

1. 1. Trasmissione del pacchetto di versamento (PdV): gli operatori trasmettono il file XML del Pacchetto di Versamento al sistema di conservazione che deve essere firmato digitalmente e marcato temporalmente dal responsabile, o dal delegato al servizio di conservazione. Il file XML può essere generato dal gestionale aziendale oppure tramite i servizi di supporto fornito dal RENTRI;
   2. Controllo del pacchetto di versamento: il servizio di conservazione verifica la conformità del pacchetto tramite controlli automatizzati che rilevano eventuali errori, mancanze o non conformità agli standard. Se il controllo è positivo, viene generato un rapporto di versamento (RdV) in formato XML, che attesta la presa in carico del pacchetto;
   3. Creazione del pacchetto di archiviazione (PdA): dopo l’approvazione, il Pacchetto di Versamento viene inserito in un Pacchetto di Archiviazione (PdA), che contiene uno o più PdV e gli elementi necessari per garantirne la conservazione a norma. Questo pacchetto viene firmato digitalmente e marcato temporalmente dal responsabile del servizio di conservazione, diventando immodificabile;
   4. Accessibilità ai documenti conservati: il servizio di conservazione deve permettere agli operatori di ricercare i documenti archiviati, per garantirne l’esibizione, se richiesta, agli organismi di controllo competenti.

Il processo assicura una conservazione digitale sicura e conforme delle informazioni, che include fasi di controllo, firma digitale, archiviazione e accessibilità dei registri cronologici di Carico e Scarico dei Rifiuti.

Quali sono le figure responsabili del processo di conservazione digitale a norma? 

l processo di conservazione digitale dei documenti per la tracciabilità dei rifiuti coinvolge diverse figure responsabili, ognuna con compiti specifici:

• Responsabile della conservazione: supervisiona l’archiviazione digitale e garantisce l’affidamento della gestione della conservazione a terzi, assicurando che tutte le operazioni siano conformi alle normative e che i documenti siano protetti nel tempo.

• Responsabile del versamento: è responsabile della produzione del pacchetto di versamento (PdV), che include il documento firmato digitalmente con marca temporale e corredato dei metadati identificativi necessari. Questo pacchetto deve essere inviato al sistema di conservazione per garantire la corretta archiviazione.

• Responsabile del servizio di conservazione: gestisce il sistema di conservazione digitale, assicurandone la conformità alle normative vigenti, comprese quelle relative all’autenticità, integrità e leggibilità dei documenti nel tempo. Inoltre, garantisce che tutti i pacchetti di versamento siano archiviati correttamente e in modo immodificabile.

Queste figure garantiscono un processo strutturato e conforme alle normative vigenti per la tracciabilità e la conservazione dei documenti relativi ai rifiuti aziendali, assicurando la validità legale e la corretta gestione delle informazioni nel tempo.

Perché affidarsi a Faber System per la conservazione digitale?

Faber System, accreditata al Marketplace AgID, offre alle imprese la soluzione WAM RENTRI, che consente di conservare i documenti in formato elettronico nel pieno rispetto delle regole tecniche sulla conservazione digitale. Questa soluzione segue le indicazioni AgID e gli standard internazionali, garantendo il rispetto dei requisiti di affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria richiesti per operare nel campo della conservazione digitale.

I registri cronologici di carico e scarico dei rifiuti, essendo documenti digitali, devono essere firmati digitalmente tramite Firma Elettronica Qualificata (FEQ) e trasferiti al sistema di conservazione almeno una volta all’anno. Gli operatori possono scegliere di effettuare il trasferimento con una frequenza maggiore rispetto al minimo richiesto.

Le modalità operative per la conservazione digitale dei registri sono disciplinate dal Decreto Direttoriale n. 143/2023 e dalle Linee Guida AgID, che definiscono gli standard e le procedure per garantire una gestione sicura, conforme e valida nel tempo.

Scopri di più su WAM RENTRI e adegua la tua impresa alle normative con semplicità e sicurezza! 

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