WAM Registro Visitatori

WAM Registro Visitatori

Il Registro Visitatori

WAM Registro Visitatori è la nuova soluzione per la gestione e il monitoraggio degli accessi dei visitatori alle sedi aziendali.

La soluzione risponde a 4 fondamentali esigenze di natura normativa, organizzativa e commerciale:

  • Sostituire il registro visitatori, cartaceo e non compilant al GDPR, presente attualmente in azienda
  • Permettere al responsabile della sicurezza, in caso di evacuazione dello stabile, di conoscere il numero di esterni presenti come da procedura 8 del DM del 10/03/98 da leggere in combinato composto con l’articolo 46 del DLGS 81 del 2008
  • Permettere la raccolta della firma sull’informativa PRIVACY e il consenso al trattamento dei dati personali contestualmente alla visita del cliente. L’informativa è obbligatoria ai fini di mailing e contatti commerciali
  • Evitare la stampa di documenti, ad esempio le informative sulla sicurezza facendole firmare digitalmente

Gli Scenari

Faber System ha realizzato 2 soluzioni che rispondo ai possibili scenari presenti nelle aziende:

  • Soluzione con receptionist
  • Soluzione senza receptionist

Entrambe rispondono alle finalità organizzative e normative condivise.

Si tratta in entrambi gli scenari di Soluzione Web Based e Plug&play

Soluzione con receptionist

INGRESSO

La receptionist accede al portale WAM (Web Based), verifica se il visitatore è già stato in azienda in precedenza e seleziona o inserisce ex novo i seguenti dati:

  • Dati obbligatori: nome, cognome e azienda del visitatore (set minimo)
  • Dati facoltativi (solo se previsti dall’organizzazione interna dell’azienda): nome e cognome del referente interno e numero del badge

Se la policy aziendale lo prevede, la receptionist potrà richiedere al visitatore il documento di identità che, una volta scansionato, verrà allegato online al profilo del visitatore.

Al termine dell’operazione il visitatore registrerà il proprio ingresso apponendo la firma sulla tavoletta (la data e l’ora di ingresso verranno valorizzati in automatic)

USCITA

Al termine della visita la receptionist, ritirando il badge e/o riconsegnando il documento d’identità, apporrà un flag sul portale WAM l’uscita del visitatore (data e ora di uscita verranno valorizzati in automatico)

RILEVAZIONE PRESENZA AI FINI DELLA SICUREZZA

I dati sono presenti sul portale WAM che è accessibile via web da qualsiasi device, in questo modo il responsabile della sicurezza ha sempre l’evidenza del numero dei  visitatori presenti in azienda.

Soluzione senza receptionist

INGRESSO

Il visitatore seleziona sulla tavoletta (receptionist virtuale) l’icona “Ingresso” ed inserisce all’interno del template, che è stato preventivamente configurato, i seguenti dati:

  • nome, cognome
  • azienda di appartenenza
  • indirizzo Mail / numero cellulare / numero Badge

I campi “data” e “ora” di ingresso si valorizzano automaticamente.

Al termine dell’operazione il visitatore registra il proprio ingresso apponendo la firma sulla tavoletta

All’atto della firma l’utente riceve all’indirizzo mail o al numero di cellulare inserito un codice identificativo.

USCITA

All’uscita il visitatore seleziona il contenitore “Uscita” e digita il codice identificativo ricevuto via mail/SMS o, in alternativa, il numero badge. Questa semplice operazione ne attesta e ne registra l’uscita.

RILEVAZIONE PRESENZA AI FINI DELLA SICUREZZA

I dati sono presenti sul portale WAM che è accessibile via web da qualsiasi device, in questo modo il responsabile della sicurezza ha sempre l’evidenza del numero dei  visitatori presenti in azienda.

Servizi Aggiuntivi

Sia lo scenario con receptionist che quello senza receptionist possono prevedere i servizi aggiuntivi sotto riportati durante la registrazione dell’ingresso:

  • firma di altra documentazione come ad esempio il documento privacy e il trattamento dei dati personali, regole/informative sulla sicurezza
  • invio di una mail di notifica al referente interno per avvisare del proprio arrivo