WAM Registro Visitatori

WAM Registro Visitatori

WAM Registro Visitatori è la nuova visitor management solution per il monitoraggio degli ingressi dei visitatori alle sedi aziendali.

Il registro visitatori risponde a 4 fondamentali esigenze di natura normativa, organizzativa e commerciale:

  • Sostituire il registro visitatori in azienda cartaceo non compliance con la normativa GDPR in vigore da maggio 2018
  • Permettere al responsabile della sicurezza in caso di evacuazione dello stabile, di avere evidenza del numero di esterni presenti come da procedura 8 del DM del 10/03/98 da leggere in combinato composto con l’articolo 46 del DLGS 81 del 2008
  • Permettere la raccolta della firma sull’informativa PRIVACY e il consenso al trattamento dei dati personali contestualmente alla visita del cliente . L’informativa è obbligatoria ai fini di mailing e contatti commerciali
  • Far firmare in modalità digitale eventuali informative sulla sicurezza di cui il visitatore deve prendere visione, evitandone la stampa

Gli Scenari

Faber system ha realizzato 2 soluzioni che rispondo ai possibili scenari presenti nelle aziende:

  • SOLUZIONE CON RECEPTIONIST
  • SOLUZIONE SENZA RECEPTIONIST

Entrambe le soluzioni rispondono alle finalità organizzative e normative condivise .

Si tratta in entrambi gli scenari di

  • Soluzione web based
  • Soluzione plug&play

Soluzione con receptionist

INGRESSO

La receptionist accede al portale WAM (WEB BASED), verifica se il visitatore è già stato in azienda e seleziona o inserisce ex novo i seguenti dati:

  • DATI OBBLIGATORI: nome, cognome e azienda del visitatore (set minimo)
  • DATI FACOLTATIVI (solo se previsti dall’organizzazione interna dell’azienda): nome e cognome del referente interno e numero badge

Se la policy aziendale lo prevede, la receptionist potrà richiedere al visitatore il documento di identità che una volta scansionato verrà allegato on line al profilo del visitatore

Al termine dell’operazione il visitatore registrerà il proprio ingresso apponendo la firma sulla tavoletta (data e ora di ingresso verranno valorizzati in automatic)

USCITA

Al termine della visita la receptionist,ritirando il badge e/o riconsegnando il documento d’identità, flaggerà sul portale WAM l’uscita del visitatore (data e ora di uscita verranno valorizzati in automatico)

RILEVAZIONE PRESENZA AI FINI DELLA SICUREZZA

I dati sono presenti sul portale WAM che è accessibile via web da qualsiasi device; il responsabile della sicurezza ha sempre l’evidenza del numero dei  visitatori presenti in azienda.

Soluzione senza receptionist

INGRESSO

Il visitatore seleziona sulla tavoletta (receptionist virtuale) l’icona INGRESSO ed inserisce all’interno del template preventivamente configurato i seguenti dati:

  • nome, cognome
  • azienda di appartenenza
  • indirizzo Mail / numero cellulare / numero Badge

Data e ora di ingresso vengono valorizzati in automatico

Al termine dell’operazione il visitatore registra il proprio ingresso apponendo  la firma sulla tavoletta

All’atto della firma l’utente riceve all’indirizzo mail o al numero di cellulare inserito un codice identificativo.

USCITA

All’uscita il visitatore seleziona il  contenitore USCITA e digita il codice identificativo ricevuto via mail/SMS o in alternativa il numero badge. Questa semplice operazione ne attesta e ne registra l’uscita.

RILEVAZIONE PRESENZA AI FINI DELLA SICUREZZA

I dati vengono trasmessi al portale WAM che è accessibile via web da qualsiasi device; il responsabile della sicurezza ha sempre l’evidenza  del numero dei visitatori presenti in azienda

Servizi Aggiuntivi

Sia lo scenario CON RECEPTIONIST che quello SENZA RECEPTIONIST possono prevedere i servizi aggiuntivi sotto riportati:

  • Contestualmente alla registrazione dell’ingresso, firma di altra documentazione come ad esempio:
    • documento privacy e trattamento dei dati personali
    • regole/informative sulla sicurezza
    • Contestualmente alla registrazione dell’ingresso, invio di una mail di notifica al referente interno per avvisare del proprio arrivo