TIMBRATURA E GESTIONE DELLE FATTURE AGEVOLATE – LA SOLUZIONE FABER SYSTEM
A seguito della risoluzione 52/E, l’Agenzia delle Entrare consente la gestione totalmente elettronica delle fatture che fruiscono di incentivi fiscali e/o di finanziamenti pubblici, permettendo alle imprese di conservare le fatture passive in modo digitale e di gestire virtualmente i connessi adempimenti di “annullamento” contabile del documento agevolato, annullamento che solitamente (per disposizione normativa o interpretativa) consiste nell’apposizione sulla fattura di un timbro.
La rendicontazione delle spese agevolate prevede – all’atto della predisposizione della documentazione probatoria cartacea – l’apposizione sulle fatture passive in originale di un timbro di annullamento con un testo riportante l’indicazione del progetto di riferimento e la spesa finanziata. Ciò è finalizzato a evitare che il medesimo documento venga utilizzato più volte in sede di richiesta dell’agevolazione o di rendicontazione delle spese sostenute.
Per quanto riguarda le fatture passive cartacee, una volta dematerializzate e conservate in modalità sostitutiva con apposizione della firma digitale e marca temporale a cura del responsabile della conservazione, vengono distrutte mentre il documento informatico risulta immodificabile. Il processo è analogo per le fatture che ci arrivano in formato PDF non rispondenti allo standard attuale della Fatturazione Elettronica. Per quanto riguarda invece le fatture in formato XML secondo i dettami della Fatturazione Elettronica, non viene modificato il file originale.
Faber prevede, quindi, la generazione di un nuovo registro incrementale in formato PDF, il Registro di Protocollo delle Timbrature contenente il Timbro recante l’importo e la scadenza delle relative fatture, gli estremi delle fatture e l’impronta dei relativi documenti conservati per le stesse. Questo documento sarà anch’esso sottoposto a Conservazione Sostitutiva.
Ciò consente di garantire l’attività di controllo dell’amministrazione finanziaria attraverso sui singoli atti oppure attraverso il registro di protocollo, individuando agevolmente quali siano i documenti di spesa oggetto di timbratura e viceversa tutti i timbri ad essi collegati.
Faber System, dunque, offre il Servizio di Gestione delle fatture agevolate: il processo è strutturato in modo da gestire le timbrature anche su bandi di finanziamento, europei, nazionali e regionali. Con la fase di timbratura devono essere associate in maniera inscindibile, anche a valere per l’eventuale esibizione, la fattura e il relativo timbro virtuale di annullamento.