Università Campus Bio-Medico di Roma (UCBM): gestione digitale e strutturata del portale fornitori con Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System

PROFILO

L’Università Campus Bio-Medico di Roma (UCBM) è un’università privata italiana tra le eccellenze accademiche nazionali.
Fondata nel 1993 su impulso di mons. Álvaro del Portillo e ispirata dallo spirito dell’Opus Dei, promuove una visione integrale della formazione umana e scientifica che pone la persona, nella sua dignità e nella sua unicità, al centro delle attività didattiche, della ricerca e del servizio alla comunità.
Con tre facoltà dipartimentali, Medicina e Chirurgia, Ingegneria e Scienze e Tecnologie per lo Sviluppo Sostenibile e One Health, e con una ricca offerta post lauream attraverso UCBM Academy, l’Ateneo combina rigore scientifico, innovazione tecnologica e un profilo educativo capace di formare professionisti e ricercatori con competenze solide e una visione etica del sapere.

L’esigenza

Nel 2021, con l’entificazione dal Policlinico Universitario Campus Bio-Medico (FPUCBM), l’Università Campus Bio-Medico di Roma ha avviato una profonda riorganizzazione interna. Tra le aree coinvolte, il Servizio Acquisti, chiamato a gestire in modo strutturato tutte le forniture dell’Ateneo, beni e servizi, ha evidenziato la necessità di abbandonare una gestione documentale ancora basata su cartelle nominali e archivi manuali.

Questo approccio produceva inevitabili inefficienze con conseguente difficoltà nel controllo e nell’aggiornamento della documentazione dei singoli fornitori.
In uno scenario in cui la compliance e la trasparenza sono elementi imprescindibili, serviva un cambio di paradigma.

Serenella Perruzzi, Responsabile del Servizio Acquisti

“Avevamo bisogno di una soluzione che consentisse una gestione fluida e strutturata della documentazione dei fornitori, con aggiornamenti rapidi, controllati e tracciabili”

La soluzione

Per rispondere a questa esigenza, l’Università Campus Bio-Medico di Roma ha scelto la soluzione WAM Portale Fornitori di Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System, che consente la gestione completa di tutte le fasi di accreditamento del fornitore: dalla richiesta di iscrizione, alla raccolta di dati e documenti, fino al monitoraggio in tempo reale dei documenti e delle relative scadenze. La piattaforma include inoltre un sistema analitico di rating che permette di valutare i fornitori e assegnare un punteggio basato su criteri predefiniti, come fatturato, certificazioni, esperienza sul mercato e presenza territoriale, sia a livello nazionale che internazionale.

Serenella Perruzzi, Responsabile del Servizio Acquisti

“Il Portale Fornitori è stato da subito integrato nel nostro processo acquisti.
Le procedure di acquisto sono oggi strettamente collegate all’iscrizione in Albo: solo i fornitori qualificati possono ricevere ordini o partecipare alle gare.
Dopo una prima fase di rodaggio, l’utilizzo del portale si è rivelato semplice e intuitivo.
Abbiamo sempre avuto un supporto costante da parte di Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System, un fornitore collaborativo, attento al soddisfacimento delle nostre richieste e con un’ottima capacità di assistenza tecnica.”

I risultati

L’introduzione della soluzione WAM Portale Fornitori ha permesso di risolvere le criticità legate alla gestione manuale della documentazione e di ottimizzare il flusso di qualifica dei fornitori.

Serenella Perruzzi, Responsabile del Servizio Acquisti

“Sicuramente la soluzione ha risolto i problemi che si verificavano con la gestione dei documenti di ciascun fornitore: si è semplificata la ricerca delle informazioni e della documentazione necessaria.”

Tra i principali benefici ottenuti:

• Aggiornamento della documentazione a carico del fornitore, con invio automatico di mail di reminder;
• Ricerca facilitata dei fornitori per classe merceologica, area geografica, numero di dipendenti, fatturato e altri parametri;
• Ricerca immediata e semplice della documentazione del singolo fornitore

Serenella Perruzzi, Responsabile del Servizio Acquisti

“Un beneficio concreto lo abbiamo visto anche nella ricerca dei fornitori per una determinata classe merceologica — ad esempio per l’acquisto di PC —: possiamo entrare nel nostro Albo Fornitori ed avere la lista di tutte le Aziende iscritte alle quali possiamo rivolgerci inserendo diverse tipologie di filtro (regione, città, numero di dipendenti, fatturato ecc.)”

Il consiglio

La collaborazione tra Campus Bio-Medico e Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System si è rivelata solida e costruttiva, garantendo un percorso di digitalizzazione progressivo e su misura.

Serenella Perruzzi, Responsabile del Servizio Acquisti

“La nostra esperienza con Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System è stata più che positiva, sia per la capacità di sviluppo sulle richieste specifiche, sia per la gestione dell’assistenza e delle ulteriori implementazioni.
Consiglieremmo Zucchetti Digital Solutions | BU Faber System ad altre aziende che intendono affidarsi o richiedere una proposta commerciale per la gestione del proprio albo fornitori.”