HR
WAM HR
La gestione dei documenti cartacei delle Risorse Umane è un processo complesso che richiede tempo e genera costi interni. Contratti di lavoro, fogli presenze, cedolini e note spese creano un flusso di carta continuo che appesantisce l’operatività delle risorse interne.
Per ottimizzare e digitalizzare i processi HR, Faber System offre WAM HR, una soluzione innovativa che si articola in tre applicazioni, ideate per soddisfare le diverse esigenze aziendali; dalla dematerializzazione degli archivi cartacei preesistenti, alla gestione paperless della documentazione di nuova generazione, fino al censimento delle cartelle dei dipendenti cessati.
Dematerializzazione dell’archivio cartaceo pregresso: Dipendenti attivi
Trasforma gli archivi cartacei esistenti in un sistema digitale efficiente e organizzato. Il nostro servizio di dematerializzazione dell’archivio cartaceo pregresso rende la gestione e la consultazione dei documenti dei dipendenti più semplice, attraverso la piattaforma documentale WAM next.
Il processo comprende:
- Ritiro della documentazione cartacea presso la sede del cliente
- Normalizzazione dei documenti per garantire l’integrità durante il processo di digitalizzazione
- Scansione e indicizzazione con controlli di qualità per garantire precisione e coerenza
- Archiviazione e conservazione digitale a norma sulla piattaforma WAM o sul portale documentale aziendale
- Stoccaggio fisico presso i nostri centri o restituzione degli originali al cliente
Gestione paperless della nuova documentazione HR di assunzione e post assunzione
Pronto a dire addio alla carta? Con WAM HR puoi gestire digitalmente tutto il ciclo documentale relativo ai processi di assunzione e post-assunzione. I contratti e i moduli HR vengono generati, approvati, firmati e archiviati senza mai essere materializzati.
Il processo comprende:
- Creazione digitale nativa di contratti e documenti HR, utilizzando template configurabili o documenti provenienti da fonti esterne
- Workflow di approvazione interna per gestire il ciclo di firma elettronica. Il manager riceve una notifica per approvare e firmare digitalmente i documenti in modalità massiva
- Firma elettronica del dipendente, che riceve una notifica per visualizzare e firmare i documenti richiesti, da remoto (tramite OTP) o in presenza con la firma grafometrica
- Archiviazione immediata sulla piattaforma WAM per la consultazione o invio automatico dei documenti firmati al dipendente
- Conservazione digitale a norma conforme alle normative GDPR per garantire la conservazione sicura e legale del fascicolo del dipendente
Censimento e monitoraggio delle cartelle dei dipendenti cessati
ll Regolamento UE 2016/679 (GDPR) impone alle aziende la cancellazione dei dati dei dipendenti che hanno cessato il loro rapporto lavorativo da oltre 10 anni.
WAM HR offre un servizio che individua, monitora e gestisce la scadenza delle cartelle (attraverso un algoritmo), assicurando il corretto smaltimento o cancellazione dei dati, sempre in pieno rispetto delle normative.
Quali sono i vantaggi?
Riduzione dei costi e degli sprechi
Dematerializzando gli archivi e passando a una gestione totalmente digitale, si eliminano i costi legati alla carta, allo spazio fisico e al tempo impiegato per la gestione manuale
Maggiore efficienza operativa
I processi digitali, inclusi workflow di approvazione e firma elettronica, rendono più rapida la gestione documentale e migliorano la produttività del reparto HR
Accesso immediato e da remoto
I documenti digitalizzati e nativi digitali sono sempre disponibili e accessibili, ovunque e in qualsiasi momento, grazie alla piattaforma WAM
Conformità normativa automatizzata
la conservazione digitale e il monitoraggio della scadenza dei documenti garantiscono la piena conformità al GDPR, riducendo il rischio di sanzioni