CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
WAM Legal e-Archiving
La conservazione digitale a norma è un processo che consiste nell’archiviare e conservare in formato digitale qualsiasi tipologia documentale assegnando valore legale e fiscale tramite l’apposizione della firma elettronica e della marca temporale.
L’apposizione della firma e della marca temporale al documento certificano l’integrità e l’autenticità degli stessi, in conformità con le normative vigenti in Italia e in Europa.
La conservazione digitale ottimizza i processi aziendali, eliminando i costi legati alla gestione dei documenti cartacei (gestione archivio, stampa e smarrimento documenti).
Dal 1° gennaio 2022, data in cui è stata abrogata la circolare n. 65/2014 sull’accreditamento AgID, Faber System ha mantenuto l’accreditamento al Marketplace di AgID per fornire servizi di Conservazione digitale a Norma.
WAM Legal e-Archiving è la soluzione progettata da Faber System, rivolta sia alle PA che alle aziende, per la conservazione digitale a norma di qualsiasi tipologia documentale sulla piattaforma proprietaria WAM Next.
Quali tipologie documentali sono obbligatorie da conservare?
- Fatture elettroniche: tutte le fatture emesse e ricevute in formato elettronico, incluse quelle vs la PA e tra privati;
- Registri contabili e fiscali: libro giornale, registri IVA, Giornale Magazzino, Libro inventario, Mastrini;
- Documenti del personale (cedolini di paga, libro unico del lavoro, contratti di lavoro)
- Contratti e accordi legali: contratti commerciali, appalti e accordi stipulati con terzi
E gli altri documenti?
Non ci sono limiti alle categorie documentali che possono essere conservate digitalmente, ci sono però alcuni documenti per i quali e altamente consigliato il processo di conservazione digitale a norma come la corrispondenza mail PEC e le note spese
Perchè conservare la corrispondenza PEC?
La conservazione delle PEC è un aspetto importante. La corrispondenza rilevante per il business, come i messaggi di posta elettronica con contenuto a valenza giuridica e commerciale, deve essere conservata a norma per dieci anni. Solo così viene garantita la sua opponibilità a terzi in giudizio.
In base al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 e le “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” la Posta Elettronica Certificata rappresenta un documento elettronico a tutti gli effetti (cioè in possesso delle caratteristiche di paternità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e immodificabilità).
Per attribuire valore legale al documento informatico si rende necessaria la conservazione a norma dello stesso.
Faber System, oltre che gestire la conservazione digitale a norma della corrispondenza via PEC, ha sviluppato la soluzione WAM PEC Manager
per la gestione completa e semplificata delle caselle PEC aziendali, sia in entrata che in uscita.
Perchè conservare le note spese digitali?
Le regole in materia di conservazione digitale a norma delle note spesa e dei giustificativi definiscono come entrambe le tipologie documentali possano essere portate in conservazione (non esistono documenti originali unici) per 10 anni.
L’istanza di consulenza giuridica di ANORC (in merito alla corretta applicazione dell’Art. 4 del DPCM 17 giugno 2014) ha richiesto all’Agenzia delle Entrate un riscontro in merito all’idoneità della conservazione sostitutiva dei giustificativi di spesa dei trasfertisti, a seguito di un idoneo processo di acquisizione e gestione dei giustificativi di spesa.
Il 28 aprile 2015 l’Agenzia delle Entrate si è pronunciata a favore di quanto esposto nell’istanza di ANORC, ritenendo idonea la conservazione sostitutiva dei giustificativi, in qualità di documenti analogici originali non unici poiché “se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.”
Faber System, oltre che gestire la conservazione digitale a norma delle note spese e dei giustificativi, ha sviluppato la soluzione WAM Note spese
per gestire l’intero ciclo di vita delle note spese dall’inserimento e compilazione delle voci della nota spese, all’invio per l’approvazione all’ufficio preposto fino alla conservazione digitale a norma, conforme alle normative vigenti.
Cosa offre il servizio di WAM Legal e-Archiving?
Ricezione del pacchetto di versamento (PdV)
La soluzione prevede il ricevimento da parte dell’utente del Pacchetto di versamento (PdV) contenente i documenti da portare in conservazione. In seguito al versamento di un PdV, viene generato il Rapporto di versamento che attesa l’avvenuta presa in carico del PdV da parte di Faber System.
Creazione del pacchetto di archiviazione (PdA)
Il lotto di documenti sottoposti a conservazione viene riepilogato nell’indice del Pacchetto di Archiviazione.
Invio del pacchetto di distribuzione (PdD)
L’ultimo passaggio è l’invio del PdD dal Sistema di conservazione di Faber System all’utente in caso di cessazione del rapporto o in risposta ad una richiesta di accesso ai dati conservati.
La soluzione di Faber System assolve tutte le operazioni di conservazione digitale a Norma nel rispetto dell’attuale normativa, ma affidare la conservazione a Faber System non libera l’utente dai propri oneri, imposti dalla Linee guida del 1° gennaio 2022.
Secondo le linee guida AgID, ogni azienda deve nominare al proprio interno un Responsabile della Conservazione, soggetto qualificato per seguire e monitorare tutte le attività che verranno affidate a Faber System dall’opportuno atto di delega. Il Cliente dovrà poi munirsi di un proprio Manuale della Conservazione, un documento che enuclei al suo interno tutte le attività necessarie per adempiere alla corretta gestione documentale e preservare, nonchè mantenere, nel tempo la documentazione aziendale.
Faber System offre soluzione e servizi finalizzati a supportare le aziende nell’adempimento degli oneri richiesti dalla normativa. Nello specifico si interviene con i propri servizi per:
- Creazione file XML Metadati documento informatico: creazione di un automatismo per la raccolta dei nuovi metadati richiesti dalla normativa obbligatori in base alle diverse tipologie documentali
- Manuale della Conservazione: supporto nella redazione del Manuale di Conservazione dell’azienda sulla piattaforma WAM