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WAM PEC MANAGER
Posta Elettronica Certificata (PEC)
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento essenziale per le aziende, equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno grazie alla firma digitale che certifica il mittente e garantisce l’integrità del contenuto. La gestione efficace delle PEC è cruciale per sfruttare appieno i vantaggi di sicurezza e affidabilità che offre, rendendo fondamentale l’adozione di strumenti adeguati alla loro gestione.
Soluzione WAM PEC Manager
Faber System propone WAM PEC Manager, una soluzione ideale per medie e grandi aziende, che consente una gestione completa e semplificata delle caselle PEC aziendali, sia in entrata che in uscita.
Tutte le caselle PEC già presenti in azienda vengono gestite direttamente su un’unica piattaforma con un’interfaccia semplice e intuitiva.
Quali sono le caratteristiche di WAM PEC Manager?
Accesso tramite utenze nominali con privilegi definiti, garantendo la conformità al GDPR e la sicurezza delle comunicazioni. L’autenticazione a due fattori (2FEA) assicura la conformità agli standard europei della PEC
Visualizzazione ottimizzata dei messaggi PEC con anteprima immediata del contenuto. Interfaccia intuitiva, semplice e ottimizzata per ogni tipo di dispositivo
Download automatico delle comunicazioni per evitare la necessità di acquistare spazio aggiuntivo (verranno cancellate automaticamente le pec scaricate concertando con il cliente il timing di cancellazione: ogni mese, ogni 3 mesi, ogni sei mesi, etc) e per prevenire il rischio di mancata ricezione delle comunicazioni a causa della casella piena
Archiviazione digitale conforme alle normative, che garantisce la conservazione e l’accessibilità delle PEC in un unico ambiente centralizzato
Gestione centralizzata e strutturata delle comunicazioni PEC, con possibilità di assegnare le comunicazioni ai vari utenti o uffici in funzione di parole chiavi presenti nell’oggetto o sulla base del mittente o di algoritmi predefiniti
Ogni nuova PEC in entrata e in uscita viene protocollata con l’assegnazione di un ID univoco
Tracciabilità completa del ciclo di vita delle PEC (presa in carico, chiusura, condivisione della PEC), con valorizzazione automatica di data, ora e utente responsabile
Raccolta e raggruppamento delle comunicazioni per una ricerca e consultazione semplificate
Conservazione digitale a norma delle PEC, che mantiene il loro valore legale invariato nel tempo, garantendo l’opponibilità in giudizio
Obbligo conservazione digitale della PEC: cosa dice la legge
Molte aziende pensano di avere indirizzato correttamente la gestione e l’archiviazione delle PEC attraverso i servizi standard offerti dai fornitori di servizi di trasmissione/ricezione.
In realtà, la corrispondenza rilevante per il business, come i messaggi di posta elettronica con contenuto a valenza giuridica e commerciale, deve essere conservata a norma per dieci anni. Solo così viene garantita la sua opponibilità a terzi in giudizio.
In base al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 e le “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” la Posta Elettronica Certificata rappresenta un documento elettronico a tutti gli effetti (cioè in possesso delle caratteristiche di paternità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e immodificabilità). Per attribuire valore legale al documento informatico si rende necessaria la conservazione a norma dello stesso. Nello specifico, per la email certificata (PEC), è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa” che contiene tutti gli elementi che garantiscono la sua conservazione nel tempo (il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file dati-cert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie).
La raccomandazione è quindi quella di archiviare e conservare a norma la posta PEC, in osservanza:
- dell’art. 2214 del Codice Civile che prevede l’obbligo di “conservazione ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili
- dell’art. 2220 del Codice Civile che dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti
Adottare sistemi idonei alla conservazione della corrispondenza via PEC per l’attuazione dei principi di Amministrazione Digitale diventa una necessità sempre più impellente soprattutto considerato che il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log) che non costituiscono una prova opponibile a terzi in caso di controversia poiché nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.
Perchè scegliere WAM PEC Manager
WAM PEC Manager garantisce sicurezza, efficienza e conformità nella gestione delle PEC aziendali, migliorando la velocità e l’affidabilità dei processi comunicativi.
La soluzione WAM PEC Manager è ON TOP rispetto alle caselle PEC già presenti in azienda:
Compliance Normativa
Gestione delle caselle PEC conforme alle normative, con tracciabilità di tutte le operazioni.
Efficienza Operativa
Smistamento corretto e gestione delle PEC da parte dei responsabili competenti
Scalabilità
Gestione simultanea di più caselle PEC e mantenimento dello spazio disponibile grazie allo scarico automatico
Sicurezza e Conservazione
Conservazione digitale conforme alle norme vigenti, assicurando il valore legale delle comunicazioni e delle relative notifiche