PEC
WAM Protocollo Informatico
Automatizza la gestione dei tuoi flussi documentali con il nostro Protocollo Informatico
Nel contesto della digitalizzazione dei processi, il protocollo informatico rappresenta uno strumento fondamentale per la gestione documentale di qualsiasi organizzazione.
La crescente quantità di documenti, comunicazioni e flussi informativi richiede soluzioni in grado di garantire tracciabilità, sicurezza e conformità normativa, riducendo al contempo errori e attività manuali.
Soluzione WAM Protocollo Informatico
WAM Protocollo informatico è la soluzione completa progettata per supportare aziende di ogni dimensione e settore, consentendo di protocollare, classificare, organizzare, smistare e conservare i documenti in modo strutturato e conferme.
La soluzione permette di:
- gestire le comunicazioni in ingresso e in uscita, provenienti da PEC, email, carta caricamenti manuali e integrazioni con altri sistemi
- assegnare un numero univoco e una data certa a ogni documento protocollato
- smistare automaticamente i documenti verso uffici o i responsabili per approvazione e presa in carico
- classificare le informazioni secondo criteri organizzativi
- fascicolare i documenti aggregandoli per pratica o processo
- garantire la conservazione digitale a norma
Che cos’è il protocollo informatico
Il protocollo informatico è il sistema che permette di protocollare in modo digitale tutte le comunicazioni in ingresso e in uscita.
Questo processo garantisce la tracciabilità completa del documento lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla ricezione fino alla conservazione.
Quali sono gli elementi caratterizzanti del protocollo informatico?
Un sistema di protocollo informatico si basa su una serie di elementi fondamentali che ne garantiscono il corretto funzionamento all’interno dei processi di gestione documentale.
È l’attività che assegna a ogni documento un numero univoco, una data di registrazione e i relativi metadati, permettendone l’identificazione e la tracciabilità.
La classificazione consente di organizzare i documenti secondo un titolario, ovvero una struttura logica che riflette le attività dell’Ente.
La protocollazione permette la registrazione dei documenti:
- in entrata
- in uscita
- interni (tra uffici della stessa AOO)
All’interno di una AOO, il sistema di protocollo è unico e centralizzato, indipendentemente dall’organizzazione o dalle dimensioni dell’Ente
La fascicolazione permette di raccogliere i documenti in fascicoli digitali, organizzati per pratica, procedimento o argomento, facilitando la gestione e la consultazione.
Il sistema consente di gestire documenti provenienti da:
- PEC
- caricamenti manuali
- integrazioni con altri sistemi
e di gestire le comunicazioni in uscita in modo strutturato.
È il registro cronologico che raccoglie tutte le operazioni di protocollazione effettuate e garantisce la tracciabilità delle attività.
I documenti e il registro di protocollo devono essere conservati giornalmente nel rispetto delle normative.
Zucchetti Digital Solutions in qualità di Conservatore accreditato al Marketplace AgID può erogare il servizio di conservazione digitale a norma alle Pubbliche Amministrazioni.
Quali sono i vantaggi?
Integrazione completa con sistemi di gestione PEC, workflow e documentale
per centralizzare tutti i processi in un unico ambiente
Gestione multi-utente e multi-AOO
ideale per organizzazioni complesse e strutturate
Tracciabilità completa dei documenti
controllo su ogni fase del ciclo di vita
Riduzione di errori e attività manuali
grazie all’automazione dei processi