L’obbligo della PEC e il problema dello smistamento

Dal 1° ottobre 2020 la PEC diventa obbligatoria per tutte le imprese italiane. L’obbligo arriva dal dl Semplificazioni (dl n. 76 del 16 luglio 2020) dello scorso luglio.

Entro il 1° ottobre 2020 “tutte le imprese, già costituite in forma societaria, devono comunicare al registro delle imprese il proprio domicilio digitale, se non hanno già provveduto a tale adempimento”. Dove “Per domicilio digitale” si intende appunto la PEC.

Ma vediamo insieme che cos’è la PEC e come gestire questo “domicilio digitale” nelle aziende.

Che cos’è la PEC?

L’uso della PEC ha cambiato volto alle imprese permettendo di risparmiare tempo e aumentare l’efficienza.

Ma cos’è la PEC? La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema di posta elettronica che va a sostituire, in termini tecnici e di valore legale, la raccomandata con ricevuta di ritorno. La Posta Elettronica Certificata, infatti, garantisce, in caso di contenzioso, l’opponibilità a terzi del messaggio.

Si utilizza il termine “Certificata” poichè il mittente della PEC riceve una ricevuta di avvenuta consegna che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio.

Il “collo di bottiglia” nei processi aziendali

L’introduzione di questo nuovo strumento di scambio di comunicazioni, tuttavia, ha avuto impatto sui sistemi informativi e sull’organizzazione aziendale. La velocità con cui si ricevono i messaggi, infatti, ha portato ad avere un nuovo “collo di bottiglia” per le comunicazioni in ingresso.

I motivi:

• I primo luogo lo smistamento delle PEC verso le diverse divisioni dell’azienda. Questa è un’attività che spesso svolge un solo ufficio se non addirittura una sola persona
• In secondo luogo, tante aziende non hanno attivato una casella PEC dedicata per ogni divisone.
• Infine, spesso è necessario condividere le PEC con diversi uffici.

Dunque, l’attività di “smistamento” deve diventare il primo step all’arrivo della PEC, proprio per evitare che i flussi interni aziendali diventino molto lunghi e onerosi.

Posta e PEC: come cambiano i tempi di trasmissione

In precedenza i tempi tecnici di comunicazione dovevano attenersi a quelli postali di invio e ricezione. Oggi invece il processo di elaborazione PEC è diventato immediato. Questo porta le aziende a doversi adeguare. Se il fornitore invia una comunicazione via PEC (ricevendo istantaneamente la conferma di avvenuta ricezione) si aspetterà una risposta alla comunicazione in tempi relativamente brevi rispetto a prima.

Dunque, smistare le PEC nei vari uffici in tempi rapidi, garantisce una migliore performance nei processi aziendali e migliora l’immagine dell’azienda verso l’esterno. É possibile automatizzare questo processo con l’utilizzo di una piattaforma documentale.

La soluzione WAM

WAM PEC Manager permette lo smistamento automatico della comunicazione verso il destinatario interno. La soluzione si basa sull’indicizzazione di parole chiave. Le parole chiave possono essere presenti nel testo dell’oggetto, nel body della PEC o nell’allegato. Tutto questo rispettando i nuovi tempi di ricezione di una comunicazione.

Ad esempio, se il sistema trova la parola “Malattia” all’interno dell’oggetto di una PEC, questa verrà inviata direttamente all’ufficio HR che, successivamente, si occuperà della gestione dell’assenza del dipendente.

In questo modo l’utente dovrà smistare solamente le PEC che il sistema non riconosce. Sarà possibile, inoltre, in qualsiasi momento, modificare i parametri di ricerca, aggiungendo, modificando o eliminando parole chiave in modo da migliorare il riconoscimento delle PEC e, quindi, facilitarne la gestione.

Perché investire tempo in un’ attività manuale dispendiosa quando può farlo WAM in maniera automatica?

Argomenti correlati: WAM SMART OFFICE – soluzione WAM per la gestione dei flussi approvativi aziendali integrata alla gestione delle PEC