WAM timbratura e gestione delle fatture agevolate
La normativa
A seguito della risoluzione 52/E del 2010, l’Agenzia delle Entrate consente la gestione totalmente elettronica delle fatture che fruiscono di incentivi fiscali e/o di finanziamenti pubblici (Fatture Agevolate).
Questo permette alle imprese di conservare le fatture passive in modo digitale e di gestire virtualmente i connessi adempimenti di “annullamento” contabile del documento agevolato. Questo annullamento solitamente (per disposizione normativa o interpretativa) consiste nell’apposizione sulla fattura di un timbro.
Come funziona
La rendicontazione delle spese agevolate prevede – all’atto della predisposizione della documentazione probatoria cartacea – l’apposizione sulle fatture passive in originale di un timbro di annullamento. Questo timbro riporta l’indicazione del progetto di riferimento e la spesa finanziata. Ciò al fine di evitare l’utilizzo del medesimo documento più volte in sede di richiesta dell’agevolazione o di rendicontazione delle spese sostenute.
Le fatture passive cartacee, una volta dematerializzate e conservate con apposizione della firma digitale e marca temporale a cura del responsabile della conservazione, vengono distrutte. Il documento informatico, invece, risulta immodificabile.
Il processo è analogo per le fatture che ci arrivano in formato PDF non rispondenti allo standard attuale della Fatturazione Elettronica. Per quanto riguarda il formato XML invece, non viene modificato il file originale.
Il Registro di Protocollo delle Timbrature
Faber System prevede la generazione di un nuovo registro incrementale in formato PDF, il Registro di Protocollo delle Timbrature.
Esso contiene il Timbro recante l’importo e la scadenza delle relative fatture, gli estremi delle fatture e l’impronta dei relativi documenti conservati per le stesse. Questo documento sarà anch’esso sottoposto a Conservazione Sostitutiva.
Ciò consente di garantire l’attività di controllo dell’amministrazione finanziaria sui singoli atti oppure attraverso il registro di protocollo, individuando agevolmente quali siano i documenti di spesa oggetto di timbratura e viceversa tutti i timbri ad essi collegati.
La gestione delle fatture
Faber System, dunque, offre il Servizio di Gestione delle fatture agevolate: il processo è strutturato in modo da gestire le timbrature anche su bandi di finanziamento, europei, nazionali e regionali. Con la fase di timbratura devono essere associate in maniera inscindibile, anche a valere per l’eventuale esibizione, la fattura e il relativo timbro virtuale di annullamento.
