WAM Peppol NSO

WAM Peppol NSO

Il 1° Febbraio 2020 (ultima data dell proroga stabilita lo scorso 25 settembre), diventa operativo e applicabile l’obbligo per le aziende fornitrici delle Pubbliche Amministrazioni del Sistema Sanitario Nazionale (SSN), ricevere l’ordine di acquisto in formato elettronico tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO).

L’obbligo è rivolto a tutte le PA del SSN e alle aziende che effettuano acquisti per loro conto e di conseguenza si ripercuoterà anche sulle aziende fornitrici che quindi dovranno adottare sistemi per ricevere, visualizzare e registrare gli ordini nel nuovo formato.

Le aziende interessate dalla normativa sono tutti i fornitori delle PA del SSN di beni, come farmaci, dispositivi medici ma anche chi fornisce la cancelleria o strumentazione di ogni tipo e servizi come le imprese di pulizia, le utilities e quelle che si occupano del food&Beverage.

Quindi se da un lato, l’obbligo riguarda una piccola sezione del sistema PA Italia, dal lato del fornitore l’obbligo può “colpire” chiunque vinca una gara di appalto per un ente del SSN.

IL NODO DI SMISTAMENTO ORDINI

L’infrastruttura messa a disposizione del servizio è il Nodo di Smistamento Ordini (NSO), collegato ed integrato con altri sistemi come la Piattaforma Crediti Commerciali (PCC), il Nodo di Smistamento dei pagamenti e degli incassi (SIOPE+), il Sistema di Interscambio (SdI) e la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP).

NSO, in linea di massima, ricopre la stessa funzione di SDI per le fatture B2B, ovvero è il canale attraverso quale passano i messaggi relativi al processo di ordinazione. Il compito di NSO, infatti è quello di validare il messaggio e garantirne la correttezza formale, assegnare all’ordine un codice identificativo (IdT – Identificativo della Transazione utilizzato poi come “numero di protocollo” all’interno della PCC, inoltrare l’ordine al fornitore (o al suo intermediario identificato) e alla PCC che acquisisce le informazioni contenute nelle transazioni e le inserisce nella Banca Dati delle Amministrazioni Pubbliche e, infine, restituire al soggetto emittente notifiche associate.

I messaggi che transiteranno sul NSO dovranno essere in formato elettronico strutturato standard XML, nello specifico il tracciato utilizzato sarà l’UBL versione 2.1. La scelta, non casuale, di questo formato è coerente con lo scenario internazionale soprattutto nel graduale percorso verso un mercato unico digitale europeo, dal momento che l’XML UBL è stato individuato come formato standard dalla Commissione Europea per lo scambio dei documenti elettronici.

Infatti, da Aprile 2019 con la Direttiva sugli Appalti Pubblici, questo formato è stato indicato all’interno del progetto europeo PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line), per fornire alle PA di tutta l’Unione europea uno strumento per lo scambio dei documenti del ciclo dell’ordine. Paesi come la Germania, l’Italia e altri paesi extra UE hanno individuato questo formato come standard nello scambio di informazioni in digitale.

I PROCESSI DI ORDINAZIONE

Il processo di ordinazione può essere gestita mediante 3 processi:

  • L’ordinazione Semplice prevede il solo Ordine di Acquisto in formato Elettronico. Ogni tipo di risposta, richiesta di modifica o rettifica deve essere gestita “extra-sistema”, al di fuori di NSO con i metodi di comunicazione più tradizionali (telefono, mail o PEC).
  • L’ordinazione Completa permette di gestire l’ordine e tutti i relativi messaggi all’interno del sistema NSO e in modalità completamente elettronica.
  • L’ ordinazione pre-concordata è il fornitore a doversi dotare di un tracciato standard per poter emettere alla propria PA cliente l’ordine con i campi pre-compilati. In questo caso l’ente pubblico dovrà inviare tramite NSO un ordine di riscontro, ovvero una sorta di conferma dell’ordine emesso dal fornitore.

In tutti e tre i casi di ordinazione, l’unico flusso reso obbligatorio dalla normativa è quello del primo ordine, che deve tassativamente passare da NSO in formato elettronico. Tutti gli altri messaggi possono essere o meno gestiti all’interno del sistema NSO.

I VANTAGGI

A prescindere dall’obbligatorietà normativa, la gestione elettronica dell’ordine di acquisto garantisce vantaggi non indifferenti in termini di:

  • monitoraggio del processo, dal momento che l’integrazione di tutti i sistemi permette di tener traccia delle diverse fasi del processo di approvvigionamento delle PA, garantendo maggior trasparenza, efficienza e tracciabilità.
  • Ottimizzazione dei processi aziendali e amministrativi grazie alla riduzione del data entry manuale degli operatori che registrano le informazioni all’interno dei sistemi gestionali.
  • Riduzione delle tempistiche del processo dall’invio dell’ordine alla consegna e presa in carico.
  • Riduzione dei costi per ogni ciclo d’ordine.